Um CRM que se constrói sozinho
Manter uma agenda de contatos atualizada é trabalhoso. Você anota o número do eletricista num papel, o email do contador num email antigo, o endereço do médico numa foto de cartão de visita.
O CleverNote elimina essa fragmentação extraindo entidades automaticamente de tudo que você captura. O “CRM” se constrói conforme você usa o sistema.
O que é uma entidade
No CleverNote, entidade é qualquer pessoa ou organização mencionada em suas notas. Pode ser:
- Uma pessoa física: “Dra. Ana Lima, cardiologista”
- Um prestador de serviço: “Elétrica São Paulo, CNPJ 12.345.678/0001-90”
- Uma empresa fornecedora: “Supermercado Central”
- Um colega ou familiar: “Pedro, arquiteto, recomendado pela Maria”
Cada entidade recebe um registro com nome, categoria, emails, telefones e endereço extraídos das notas onde ela aparece.
Como a extração funciona
Quando uma nota passa pelo enriquecimento Tier-2, a IA procura menções de pessoas e organizações. Para cada menção encontrada:
- Extrai o nome, função/categoria e informações de contato presentes na nota
- Verifica se já existe uma entidade similar no acervo (deduplicação por similaridade de nome e contexto)
- Se existe, vincula a menção ao registro existente e enriquece com as novas informações
- Se não existe, cria um novo registro
O resultado aparece automaticamente na seção Pessoas & Serviços.
O que você vê no perfil de uma entidade
Ao clicar em uma entidade:
- Nome e categoria: “Pedro Oliveira, Arquitetura”
- Logo: inferida pelo domínio do site ou email (via favicon do Google)
- Contatos: todos os emails, telefones e endereços encontrados nas notas
- Total de gastos: soma das despesas cujo estabelecimento bate com o nome (ou um apelido) dessa entidade
- Notas relacionadas: todas as notas onde essa pessoa ou empresa aparece, em ordem cronológica
- Aliases: nomes alternativos que você usou para essa entidade
Deduplicação e fusão
Com o tempo, você pode acumular registros duplicados para a mesma pessoa (especialmente com variações de nome: “Carlos”, “Carlos Silva”, “Carlos S.”).
O CleverNote detecta os pares duplicados. Quando a certeza é muito alta, a fusão acontece automaticamente. Nos casos duvidosos, ele mostra um indicador de revisão para você aprovar ou descartar. Em qualquer caminho:
- Um registro fica como principal (você escolhe nos casos de revisão)
- O outro vira um alias (nome alternativo) do principal
- Todas as menções são redirecionadas automaticamente
- Nenhuma informação é perdida
Caso de uso: gerir prestadores de serviço
Eletricista, encanador, pintor, diarista: você raramente lembra o número de quem chamou da última vez. Com o CleverNote:
- Na primeira visita, você anota “Marcelo Lima, encanador, (11) 99999-1234, R$ 280,00, troca de torneira”
- A entidade “Marcelo Lima” é criada com categoria “Encanador” e o contato
- O gasto de R$ 280,00 é vinculado ao registro
- Na próxima vez, você pergunta: “qual o encanador que me atendeu?” e recebe o contato direto
Sem app de contatos, sem planilha, sem papel perdido.
Veja também: Chat por entidade, Dashboard financeiro, Correção da IA
Perguntas frequentes
- Preciso criar contatos manualmente?
- Não. O CleverNote extrai entidades automaticamente de todas as notas. Se você mencionar um nome, ele aparece em Pessoas & Serviços.
- O que acontece quando a mesma pessoa aparece com nomes ligeiramente diferentes?
- O sistema detecta possíveis duplicatas. Quando a certeza é muito alta, a fusão é automática. Nos casos duvidosos, vira uma sugestão para você aprovar ou descartar. Após a fusão, todas as menções apontam para o registro unificado.
- Posso ver quantos gastos tive com um prestador específico?
- Sim. O perfil de cada entidade mostra o total de gastos, somando as despesas cujo estabelecimento bate com o nome (ou um apelido) dessa entidade.
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