O email como canal de captura
Muito do que você precisa guardar chega por email: confirmações de pedido, notas fiscais, contratos em PDF, instruções de serviço, receitas, newsletters relevantes. Reencaminhar para o CleverNote é mais rápido do que copiar e colar, e garante que os anexos também sejam capturados.
Seu endereço pessoal
Cada conta CleverNote recebe um endereço único no formato:
u-[token]@in.clevernote.netPara encontrá-lo:
- Abra Configurações
- Clique em Email-in
- O endereço aparece para você copiar
Adicione esse endereço como contato no seu cliente de email com o nome “CleverNote” para facilitar o encaminhamento.
Segurança: de quem aceita emails?
Por padrão, o sistema aceita apenas emails enviados do endereço principal da sua conta. Você pode adicionar até 5 endereços alternativos autorizados nas configurações.
Emails de endereços não autorizados são ignorados silenciosamente. Isso impede que qualquer pessoa saiba o seu endereço de email-in e envie conteúdo indesejado.
O que é capturado
Quando você encaminha um email:
- Assunto → título da nota
- Corpo do email → conteúdo principal (HTML convertido para texto limpo)
- PDFs anexos → entram na MESMA nota do email e são lidos ali
- Imagens anexas → processadas via visão (OCR semântico), na mesma nota
Um email encaminhado vira uma única nota. Os anexos (PDF, imagem) entram nessa mesma nota e são processados ali, junto com o corpo da mensagem.
Casos de uso comuns
Notas fiscais: encaminhe o email de confirmação de compra ou NF-e. O CleverNote extrai valor, data e estabelecimento.
Contratos em PDF: encaminhe o email com o contrato anexado. O PDF é lido e o CleverNote extrai partes, datas e valores relevantes.
Reservas e confirmações: encaminhe a confirmação de restaurante, hotel ou serviço. O CleverNote extrai a data e cria um lembrete automaticamente.
Newsletter relevante: em vez de salvar a URL, encaminhe o email. O conteúdo fica indexado para busca semântica.
Orçamentos: recebeu um orçamento por email? Encaminhe. O CleverNote extrai valor, prestador e itens, e vincula ao registro da empresa.
Deduplicação por Message-ID
Se você encaminhar o mesmo email duas vezes (por acidente), o sistema detecta pelo Message-ID do email e descarta o duplicado. Você não vai ter duas cópias da mesma nota.
Dica: filtro automático no Gmail
Você pode criar um filtro no Gmail para encaminhar automaticamente emails de certas categorias:
- Em Configurações → Filtros → Criar novo filtro
- Defina o critério (ex:
has:attachment from:nfe-*) - Marque “Encaminhar para” e informe seu endereço CleverNote
Assim, notas fiscais ou extratos chegam automaticamente ao seu acervo sem ação manual.
Veja também: Como usar o Web Clipper, Como processar PDFs, Extração de lembretes
Perguntas frequentes
- Qualquer pessoa pode me enviar email para esse endereço?
- Não. Apenas emails enviados de endereços registrados na sua conta são aceitos. Isso evita spam e captura acidental de emails de terceiros.
- Anexos de email são capturados?
- Sim. PDFs e imagens anexados ao email entram na MESMA nota do email e são processados ali (OCR/leitura).
- O endereço de email-in muda alguma vez?
- Não há senha no CleverNote, então o endereço não depende disso. Ele fica fixo, a menos que você clique em 'Trocar endereço' nas Configurações, o que gera um novo token e revoga o endereço antigo.
Pronto para experimentar? O CleverNote é gratuito para começar — sem cartão de crédito.
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